1-اطلاعات چگونه ذخيره مي شود؟
در كتاب The Compact Disc Handbook از Ken pohlmann آمده است، رسانه هاي Write-once شبيه به ديسك هاي Play back-only ساخته مي شوند. همانند CD هاي معمولي، آنها از يك لايه بنيادين پلي كربنيك، يك لايه منعكس كننده و يك لايه محافظ استفاده مي كنند لايه ضبط كننده در بين لايه بنيادين و لايه منعكس كننده قرار دارد كه تركيبي از يك رنگ اصلي است... برخلاف CD هاي معمولي، يك تراك مارپيچي از قبل شيار دار شده، براي راهنمايي ليزر ضبط كننده در طول تراك مارپيچي استفاده مي شود، اين امر طراحي سخت افزاري recorder را آسان مي سازد و سازگاري ديسك را تضمين مي نمايد.
CD-R از بالا به پايين اينگونه لايه گذاري شده است:
] اختياري [ برچسب
] اختياري [ پوشش ضد خش و يا قابل چاپ
لاك الكل عاري از اشعه فرابنفش
لايه منعكس كننده
رنگ پليمري ساختماني
زير لايه پلي كربنيك
در CD هاي “ سبز” و ” طلايي” طلاي واقعي وجود دارد، اگر CD-R را رو به منبع نورنگاه داريد، باريكي آن آنقدر هست كه قابل رويت باشد. به خاطر داشته باشيد كه داده ها به سمت برچسب نزديكترند، تا سمتي كه پلاستيك شفاف قرار دارد و داده ها از آنجا خوانده مي شوند. اگر CD-R از پوشش فوقاني سختي برخوردار نباشد، همچون “Infoguard ”‌ Kodak ، خراشيدن سطح فوقاني بسيار ساده است و CD-R را به صورت غيرقابل مصرف در مي آورد.
يك ليزر در CD recorder يكسري سوراخ به نام ” چاله” در لايه رنگي ديسك ايجاد مي كند. فضاي بين اين چاله ها ” زمين ” خوانده مي شود. الگوي چاله ها و زمين ها اطلاعات را بر روي CD رمزگذاري مي كند و به آنها اجازه مي دهد تا روي CD player كامپيوتر بازيابي شوند.
ديسك ها از داخل ديسك به خارج نوشته مي شوند، با نگاه كردن به ديسكي از داخل ديسك به خارج نوشته مي شوند. با نگاه كردن به ديسكي كه آن را Write كرده ايد، مي توانيد به صحت اين مسئله بر روي يك CD-R پي ببريد، همچنان كه به سمت خارج پيش مي رويد اين تراك مارپيچ 22188 چرخش دورتادور CD به همراه 600 چرخش تراك در هر ميليمتر ايجاد مي كند. اگر مارپيچ ها را باز كنيد. طول آن به 5/3 مايل مي رسد. ساختار يك CD-RW متفاوت است:
] اختياري[ برچسب
] اختياري[ پوشش ضد خش و يا قابل چاپ
لاك الكل عاري از اشعه فرابنفش
لايه منعكس كننده
لايه عايق بالايي
لايه ضبط كننده
لايه عايق پاييني
زير لايه پلي كربنيك

2- چگونه مي توان فهميد كه ديسك در چه فرمتي است؟
معمولا با نگاه كردن به بسته بندي و با خود ديسك مي توان به فرمت آن پي برد:
• ديسك هاي CD-DA داراي يك لوگو “ Compact Disc Digital Audio “ هستند.
• ديسك هاي CD+G شامل كلمات ”‌CDGraphics ” مي باشند.
• ديسك هاي CD-I داراي لوگو ” Compact Disc Digital Video و يا كلمات ”‌Video CD ” مي باشند.
Video CD با CD-Video فرق مي كند. CD-V يك فرمت آنالوگ است مانند Laser Disc و ويدئو قابل ديدن با درايو CD-ROM نيست.

3- ديسك MultiSession چيست؟
يك Session ، يك سگمنت ضبط شده است كه ممكن است شامل يك يا چند تراك از هر نوعي باشد. الزامي وجود ندارد كه CD recorder كل Session را به يكباره Write كند، اما آخرين Session روي ديسك بايد بسته شود. قبل از آنكه يك CD صوتي استاندارد يا CD-ROM Player آن را تشخيص دهد. Session هاي اضافي مي توانند تا زماني كه * ديسك * بسته مي شود و يا اينكه فضاي خالي وجود نداشته باشد، اضافه گردند. MultiSession Writing ، اولين بار در ديسك هاي photo CD استفاده شد، كه اجازه مي داد تا تصويرهاي اضافي ضميمه گردند. امروزه، اغلب با ديسك هاي MultiSession پيوندي و گاهي اوقات هم براي ديسك هاي CD-Extra بكار مي رود. وقتي كه CD داده ها را در درايو CD-ROM خود قرار مي دهيد، سيستم عامل آخرين Session ديسك را مي يابد و دايركتوري را از آن مي خواند . اگر CD از نوع فرمت ISO-9660 باشد- ورودي هاي دايركتوري مي تواند هر فايلي را روي CD هدف قرار دهد بدون توجه به نوع Session اي كه در قالب آن نوشته شده است. اكثر برنامه هاي معروف تكثير كننده CD به شما اجازه مي دهند تا يك يا چند Session اخير را به Session اي كه تازه نوشته شده پيوند دهيد. اين امر موجب مي شود كه فايل هاي Session هاي قبلي بدون اشغال فضاي اضافي بر روي CD در آخرين Session ظاهر شوند. همچنين مي توانيد با قرار دادن نسخه جديد در اخرين Session بدون افزودن پيوند به نسخه قديمي تر ، نسخه جديد را در آخرين Session قرار دهيد.
در عوض، زماني كه يك CD صوتي را در CD Player معمولي قرار دهيد، تنها به اولين Session توجه مي شود. به همين دليل Write هاي MultiSession در مورد CD هاي صوتي كار نمي كنند، اما در صورت روي دادن چنين اتفاقي اين محدوديت به يك مزيت تبديل مي شود. اين محدوديت بدين معني نيست كه شما بايد كل CD صوتي را به يكباره Write كنيد. توجه داشته باشيد كه تركيب Session هاي (CD-ROM ) MODE-1 و ( CD-ROM\XA ) MODE-2 روي يك ديسك منفرد جايز نيست. شما مي توانيد چنين چيزي را ايجاد كنيد. اما تشخيص آن براي درايوهاي CD-ROM دشوار خواهد بود.

4- كانال هاي زيركد چه هستند؟
8 كانال زيركد وجود دارد ( P,Q,R,S,T,U,V,W ) روش دقيق رمزگذاري فراتر از گنجايش اين مقاله است، اما متذكر مي شويم كه داده ها به طور يكسان در سرتاسر CD توزيع مي شوند و هر كانال مي تواند حدود 4MB را نگاه دارد.
كانال زير كد Q را مي توان با recorder هاي JVC\Pinnacle كنترل كرد، اما ظاهرا زياد كاربرد ندارند. كانال زيركد Q ، شامل اطلاعات مفيدي است كه در اكثر recorder ها قابل خواندن و نوشتن هستند. منطقه داده هاي كاربر شامل 3 نوع داده زير كد- Q است: اطلاعات موقعيتي، عدد كاتالوگ رسانه ها و كد ISRC . فرم هاي ديگري براي فعال ساختن MultiSession بكار مي روند و TOC را شرح مي دهند. CD Player هاي صوتي از اطلاعات موقعيتي براي نشان دادن زمان جاري استفاده مي كنند و داراي اطلاعاتي در مورد شاخص و يا تراك هستند. زماني كه ضبط Disc-At-Once انجام مي دهيد، اين اطلاعات قابل كنترل هستند.
ISRC كه توسط صنعت ضبط استفاده مي شود، كشور مبدا ، مالك، سال انتشار و عدد سريال تراك ها را بيان مي كند و ممكن است در هر تراكي متفاوت باشد. ISRC اختياري است و بسياري از CD ها از آن استفاده نمي كنند. عدد كاتالوگ رسانه ها شبيه به ISRC است، اما در هر ديسك ثابت مي باشد. توجه داشته باشيد كه اينها با كدهاي UPC فرق مي كنند. كانال هاي زير كد R-W ، براي متن و گرافيك در برنامه هاي كاربردي خاص همچون CD+G ( W\graphics CD كه توسط Sega CD پشتيباني مي شوند) استفاده مي شوند. Philips كاربرد جديدي به نام ITTS را تدبير كرده است، اين كاربرد Player هاي كاملا مجهز را قادر مي سازد تا متن و گرافيك را روي ديسك هاي صوتي Red Book نمايش دهند. اخير ترين نتيجه اين تكنولوژي “ CD-Text ” است كه راهي را براي گنجاندن داده هاي ديسك و تراك بر روي يك CD صوتي استاندارد، فراهم مي سازد.

5- آيا فيلدهاي CD Identifier ( شناسه CD ) كاربرد وسيعي دارند؟
هم اكنون، تعداد سازندگاني كه از اين فيلدها استفاده مي كنند چندان زياد نيست و اينكه تمام دستگاه ها قادر به خواندن تمام فيلدها نيستند. برنامه هايي كه CD هاي صوتي را شناسايي مي كنند، به طور خودكار يك ID را بر مبناي كميت و طول تراك هاي صوتي محاسبه مي كنند.

6- سوزاندن يك CD-R چقدر طول مي كشد؟
اين زمان بستگي به آن دارد كه شما چه مقدار داده را مي خواهيد بسوزانيد و اينكه سرعت درايو شما چقدر است. سوزاندن 650MB داده حدود 74 دقيقه در 1X ، 37 دقيقه در 2X و 19 دقيقه در 4X ، زمان مي برد،اما شما بايد براي “Finalize ”‌كردن ديسك ، يك يا دو دقيقه اي را بيافزاييد. بخاطر داشته باشيد كه براي تك سرعته 150kb\ ، دو سرعته ثانيه 300kb\ و به همين ترتيب است. اگر شما نصف اين داده ها را داريد، سوزاندن در نصف اين زمان تمام خواهد شد.

7- تفاوت بين disc-at-once و Track-at-Once در چيست؟
دو روش اساسي براي Write كردن يك CD-R وجود دارد.(DAO ) Disc-At-Once ، كل CD را در يك مرحله و احتمالا تراك هاي چندگانه را Write مي كند. تمام سوزاندن بايد بدون وقفه كامل شود و امكان اضافه كردن اطلاعات بيشتر وجود ندارد. Track-At-Once ( TAO ) موجب مي شود تا Write كردن در جند مرحله صورت بگيرد. براي هر ديسك، يك حداقل طول تراك 300 بلاك و يك حداكثر 99 تراك و همچنين كمي سربار اضافي در رابطه با توقف و آغاز ليزر وجود دارد. از آنجايي كه براي هر تراك ليزر خاموش و روشن مي شود، reader چند بلاك به نام بلاك هاي run-out و run-in در بين تراك ها باقي مي گذارد اگر كار به درستي صورت بگيرد، بلاك ها خاموش و معمولا غيرقابل توجه خواهند بود. CD ها و تراك هايي كه با يكديگر اجرا مي شوند ” توقف”‌قابل توجهي را خواهند داشت. برخي از تركيبات نرم افزار و سخت افزار ممكن است در اين فاصله چيزهاي زائدي را بر جاي بگذارند، كه موجب كليك آزار دهنده در بين تراك ها مي گردد. برخي درايوها و يا بسته هاي نرم افزاري ممكن است به شما اجازه ندهد تا اندازه فاصله بين تراك هاي صوتي را هنگام ضبط كردن در مد Track-At-Once كنترل كنيد، بنابراين 2 ثانيه فاصله براي شما برجاي مي گذارد. برخي از recorder ها همچون philips CDD 2000 ، ضبط ” Session-at-once ” را مي پذيرند. اين امر كنترل disc-at-once بر روي فاصله هاي بين تراك ها را براي شما فراهم مي سازد و اجازه Write كردن در بيش از يك Session را به شما مي دهد. و اين در زماني كه ديسك هاي CD Extra را Write مي كنيد، مي تواند مفيد واقع شود. مواردي وجود دارد كه ضبط disc-at-once ضروري است. براي مثال، گاهي اوقات ممكن است بدون استفاده از مد disc-at-once ، ساختن كپي هاي پشتيبان يكسان از برخي از ديسك ها، مشكل يا غير ممكن باشد. همچنين برخي از دستگاه هاي master كننده CD ممكن است ديسك هايي كه در مد Track-at-once ضبط شده اند، را نپذيرد، زيرا فاصله بين تراك ها به صورت خطا به نمايش در خواهند آمد.
ضبط disc-at-once كنترل بيشتري را بر روي ايجاد ديسك، بخصوص CD هاي صوتي دارد، اما هميشه مناسب يا ضروري نيست. ايده خوبي است كه recorder اي بگيريد كه هم از ضبط   disc-at-once هم از ضبط Track-at-once پشتيباني كند.  

8- تفاوت هاي بين ضبط كردن از يك تصوير و on-the-fly ؟
بسياري از CD-R هايي كه بسته هاي نرم افزاري ايجاد مي كنند، امكان انتخاب بين ايجاد يك تصوير كامل از CD بر روي ديسك و انجام آنچه كه نوشتن به صورت “on-the-fly ” نام دارد، را به شما مي دهد. هر روش مزاياي مختص خود را دارد.
فايل هاي تصوير CD گاهي اوقات CD هاي مجازي يا VCD خوانده مي شوند. اينها كپي هاي كاملي از داده ها هستند، به طوري كه روي CD ظاهر خواهند شد و بنابراين لازم است كه درايو سخت شما فضاي كافي براي نگاه داشتن اين CD كامل را داشته باشد. زماني كه از فضاي خالي 74 دقيقه اي استفاده مي كنيد، اين مقدار مي تواند به اندازه 650MB براي CD-ROM يا MB 747 براي ديسك صوتي باشد. اگر شما داراي هر دو تراك صوتي و داده ها بر روي CD خود هستيد، يك تصوير فايل سيستم ISO-9660 براي تراك داده ها و يك يا چند تصوير 16-bit 44.1KHz با صداي استريو براي تراك هاي صوتي وجود دارد.
ضبط on-the-fly اغلب از يك ” تصوير مجازي ” استفاده مي كند كه در آن كليه فايلها آزمايش شده و Lead-out مي شوند، اما تنها مشخصات فايل ذخيره مي گردد نه داده ها . زماني كه Write,CD مي شود، محتواي فايل ها خوانده مي شوند. اين روش به فضاي كمتر درايو سخت نياز دارد و ممكن است در زمان صرفه جويي كند، اما خطر buffer underrun را افزايش مي دهد. با وجود نرم افزارهاي متعدد، انعطاف پذيري اين روش نيز بيشتر مي شود، بنابراين افزودن، حذف كردن و بهم آميختن فايل ها در يك تصوير مجازي آسانتر از يك تصوير طبيعي است. CD اي كه از يك فايل تصوير ايجاد مي شود با CD اي كه با ضبط on-the-fly ايجاد شده، يكسان است با اين فرض كه هر دو فايل هاي مشابه را در مكان هاي مشابهي قرار دهند. انتخاب بين اين دو به تمايل كاربر و ظرفيت سخت افزار بستگي دارد.

9- يك CD Player چگونه مي داند كه از تراك هاي داده ها جهش كند؟
براي هر تراك فلگ ها زير كد وجود دارد.
داده ها: اگر Set شود، تراك شامل داده ها مي گردد. در غير اين صورت تراك شامل audio است.
مجاز به كپي ديجيتال: كه توسط SCMS بكار مي رود.
4Audio كاناله: استاندارد 4audio,Red Book كاناله را مجاز مي داند، گرچه تعداد ديسك هايي كه از آن استفاده مي كنند بسيار اندك هستند.
Pre-Emphasis : در صورتي set مي شود كه audio با pre-emphasis ضبط شده باشد.
دو مورد آخر بندرت استفاده مي شوند.

10- چگونه CD-RW با CD-R مقايسه مي شود؟
CD-RW مخفف CD-ReWritable است. CD-RW به طور معمول CD-Erasable ( CD-E ) خوانده مي شود. تفاوت بين CD-RW و CD-R اينست كه ديسك هاي CD-RW را مي توان Erase كرد و دوباره Write نمود، در حالي كه ديسك هاي CD-R تنها يكبار Write مي شوند. غير از اين تفاوت ديسك هاي CD-RW از تكنولوژي تغيير فاز استفاده مي شوند. درايوهاي CD-RW درست مانند ديسك هاي CD-R استفاده مي شوند. درايوهاي CD-RW از تكنولوژي تغيير فاز استفاده مي كنند. بجاي ايجاد“ حباب ها” و تغيير شكل در لايه رنگ recording ، حالت مواد در لايه ضبط كننده ار فرم شفاف به فرم غيرشفاف تغيير مي كند. حالت هاي متفاوت داراي شاخص هاي انكساري متفاوت هستند و بنابراين به طور نوري قابل تشخيص اند.
اين ديسك ها نه تنها از طريق درايوهاي استاندارد CD-R ، قابل Write شدن نيستند، بلكه قابل خواندن از طريق اكثر CD reader ها قديمي تر هم نمي باشند. تمام درايوهاي CD-RW مي توانند در CD-R ها Write شوند و انتظار مي رود اكثر درايوهاي جديد CD-ROM از CD-RW پشتيباني كنند. CD Player هاي كمي قديمي تر و اكثر CD Player هاي جديد مي توانند ديسك هاي CD-RW را اداره كنند. اگر بخواهيد بر روي رسانه ها CD,CD-RW هاي صوتي ايجاد كنيد، مطمئن باشيد كه Player شما از عهده آنها بر خواهد آمد. براي يك درايو DVD ، خواندن ديسك هاي CD-RW بسيار گرانتر از CD-R هستند. اين مسئله در تصميم گيري هاي تجاري، خود يك عامل محسوب مي شود. در تعداد دفعاتي كه ديسك مي تواند Write شود، محدوديت وجود دارد ، اما تعدا اين دفعات نسبتا بالاست.

معمولا Microsoft Office‌ به خاطر برنامه‌هاي كاربردي اصلي آن يعني Outlook، Excel، Word، PowerPoint و Access‌ مورد استفاده قرار مي‌گيرد اما اگر از 2003 Office ‌استفاده مي‌كنيد، صرف‌نظر از نسخه انتشاري، ابزارهاي مفيد ديگري را مي‌توانيد از منوي Start ويندوز و در گروه Microsoft Office Tools‌‌‌‌›‌‌Microsoft Office ‌بيابيد.

اگر به هنگام نصب از تنظيمات پيش فرض Office ‌استفاده كنيد، تمامي ‌8 يا 9 ابزار آن در منوي مذكور ظاهر خواهند شد. توجه داشته باشيد كه ابزار Microsoft Office Access Snapshot Viewer‌ فقط در نسخه‌هايي نصب مي‌شود كه شامل Access‌ باشند. برخي از گزينه‌هاي موجود در اين منو به برنامه‌هايي اشاره مي‌كنند كه روي هاردديسك قرار دارند و بقيه اقلام منو قبل ازاينكه برنامه مربوطه براي اولين بار اجرا شود، آن را نصب مي‌كنند (بنابراين CD نصب Office را در دسترس قرار دهيد يا از محل قرارگيري فايل‌هاي مربوطه روي شبكه آگاهي داشته باشيد.) در اين مقاله هر كدام از اين ابزارها را به طور مختصر معرفي مي‌كنيم.

‌

ابزار Microsoft Office Picture Manager ‌: ايـــــن برنامه بـا وجود امكانات ويرايشـــــي كمتر نسبت به برنامه Photo Editor‌ كه با نسخه‌هاي قبلي Office‌ عرضه مي‌شد، به خوبي جايگزين آن شده است. همان‌طور كه از نام آن نيز پيداست، Picture Manager‌ بيشتر براي مديريت عكس‌هـا و تصاوير كاربرد دارد تا ويرايش آنها. در حقيقت اين ابزار مشابه برخي از برنامه‌هاي مديـريت آلبوم است كه همراه اسكنرها و دوربين‌هـا عرضه مي‌شـــــود و از قابليت‌هـــــاي همساني نيز برخوردار است. همچنين قابليت‌هاي بيشتـــــري نسبت به امكـــــانـــــات ســـــاده برنامه‌هـــــايـــــي چون Fax Viewer‌ Windows Picture and دارد. ايـــــن برنامه نه تنها ابزار مناسبي براي مديـــــريت و مشاهده تصاوير است، بلكه امكـــــان ويرايش ساده تصاويـــر بـــــراي قالب‌هـــــاي TIFF، PNG، JPEG، GIF، EMF‌، BMP و WMF ‌را فراهم مي‌كنـــــد. بـــــه علاوه از اين نرم‌افزار مي‌توانيد جهت فشرده سازي فايل‌هـــــا در اكثر قالب‌هـاي ذكر شده و تبديل تصاوير از يك قالب به قالب ديگر استفاده كنيد.
Picture Manager ‌ظاهري شبيه به Windows Explorer‌دارد كه ‌آن را در نماي Thumbnails(منوي View‌، گزينه Thumbnails) تنظيم كرده باشيد،‌اما داراي امكانات بيشتري است. پنجره سمت چپ Picture Manager ‌بر خلاف Explorer،‌ ‌نمودار سلسله مراتبي از پوشه‌هـــــاي موجود در هاردديسك را نمايش نمي‌دهـــــد، بلكه به جاي آن حاوي ميانبرهـــــاي مربوطه به پوشه‌هاي خـــــاص است. اگــــر تصاوير مورد نظـــــر شما در پوشه‌هاي مختلفي پراكنـــده شده‌اند، مي‌توانيد با اضافه كردن يك ميانبر براي هر پوشه، مستقيما به آنها دسترسي داشته باشيد.
اگر مي‌خواهيـــــد در تمـــــام قسمت‌هـــــاي يك درايو پيمايش كنيد، مي‌توانيد يك ميانبر از پوشه‌اي كه داراي زير پوشه است، تهيـه كرده و ميانبر مورد نظر را انتخاب كنيد و به زير شاخه‌هاي آن وارد شويد. به عنوان مثال اگر يك ميانبر براي درايو C ‌ايجاد كنيد، مي‌توانيد به تمام قسمت‌هاي درايو C‌ دسترسي داشته باشيد. ‌براي اضافه كردن يك ميانبر ‌از منوي File، گـــــزينه Add Picture Shortcut ‌را انتخاب كنيد. در پنجره باز شده پوشه مورد نظر جهت تخصيص ميانبـــــر را انتخاب كـــــرده و روي دكمه Add‌ كليك كنيـــــد. براي اينكه ميانبرهـــا به صورت خودكار اضافه شوند، از منوي File گزينه Locate Pictures ‌را انتخاب و در پنجره سمت راست، از منـــوي كشويي look in‌ درايو مورد نظر را انتخاب كرده و روي دكمه OK‌ كليك كنيـــــد. اگـــــر در اين منو، ‌گزينه Local Drives‌ را انتخــاب كنيد،‌Picture Manager ‌براي همه پوشه‌هــــاي موجـــود در هاردديسك كـــــه حاوي فايل‌هايي در قالب‌هاي موردنظر باشند، ميانبــــر ‌تهيه مي‌كنـــــد. براي حذف يك ميانبـــر، روي آن كليك راست كنيــــد (يا پس از انتخاب آن، كليدهاي Shift+F10 ‌را بفشاريد) و گزينه Remove Shortcut‌ را انتخـاب كنيد. توجــه داشته باشيد كه روي گزينـــــه Delete كليك نكنيـــــد،‌ چرا كـــــه اصل پــــوشـــــه و محتويـــــات آن را از روي هــــاردديسك پاك مي‌كند.
از ديگر امكانات Picture Manager ‌قابليت تبديل فايل‌هـــــا از يك قالب به قالب‌هاي ديگر است؛ براي ايـــــن منظوربعد از انتخاب فايل يا فايل‌هاي مورد نظر، در منوي File ‌روي گزينه Export‌ كليك كنيد. سپس از فهرست كشويي Export With This File Format، ‌قالب نهايي را كه يكــــي از موارد PNG،‌JPG، GIF،‌BMP ‌يا TIF است، مشخص كنيد.
شما همچنين مي‌توانيد از ابزارهاي ويرايشي Picture Manager ‌كـــــه در منوي Picture‌ قرار دارنـــــد، استفاده كنيـــــد. اين ابزارها امكاناتي نظير حذف قرمزي چشم، تنظيم روشنايي و كنتـــــراست، چرخاندن تصوير، ‌تغييـــــر اندازه و فشرده‌سازي را فراهم مي‌كنند. اگر از تغييراتي كه در تصوير خود ايجاد كرده‌ايـــد، راضي نبوديد، با استفاده از گزينه Undo‌ در منوي Edit‌ مي‌توانيد به مرحله قبل از تغييرات بازگرديد. مهم‌تـــــر آنكه تا زماني كه تغييرات خود را به‌وسيله گزينه Save ‌از منوي File ‌ذخيره نكرده‌ باشيد، اين تغييرات ثابت و پايدار نمي‌شوند. به هنگام بستن Picture Manager‌، اگر فايل ويرايش شده را ذخيره نكـــــرده باشيد، برنامه از شما درباره ذخيره آن سوال خواهد كرد. ‌

‌Microsoft Office Document Scanning‌ و Microsoft Office

Document Imaging‌: ايــــــــن دو ابـــــــــزار با هم كار مي‌كننـــــد؛ بديـــــن تـــــرتيب كـــــه وقتي يك صفحــه توسط Document Scanning ضبط مي‌شود، جهت نمايش و ويرايش به ابزار Document Imaging‌ ارســـــال مي‌شـــــود و در مقـــــابل Document Imaging‌ بــــــــــراي انجـــــام فـــــرآينـــــد اسكـــــن، ‌از Document Scanning‌ استفاده مي‌كنــد. اين دو ابزار از آن جهت حائز اهميت هستند كه در تركيب با ويندوز XP، برخي قابليت‌ها جهت مديريت اسناد را در اختيار مي‌گذارند.
هنگامي ‌كه Document Scanning‌ را باز مي‌كنيد، درباره اسكنر مورد استفاده از شما سوال خواهد كرد.اگر اين پرسش انجام نشد و شما در سيستم خـــــود بيشتر از يك اسكنر نصب كرده‌ايد، روي دكمه Scanner ‌كليك كنيـــد و از فهرست موجود، اسكنر دلخـــــواه را انتخـــاب كنيـــــد. در ايـــــن پنجـــــره دو كـــــادر علامتـــــي ‌نيـــــز مشاهده مي‌كنيـــد. بـــــراي اينكـــــه قبل از هر بـــــار اسكن بتوانيـــــد تنظيمات را بررسي كنيـــــد يـــــا آنهـــــا را تغييـــــر دهيـــــد، گـــــزينـــــه Show Scanner Driver Dialog Before Scanning ‌را فعال كنيد. ‌از طريق ويژگي Preset برنامه مي‌توانيد بسياري از تنظيمـــــات را كنترل كنيد. براي مشاهده اين تنظيمات، روي هر كدام كليك كرده و دكمه Preset Options‌ را بفشاريد. در پنجـــــره باز شده روي Edit Selected Preset‌ كليك كنيـــــد. (بـــــا استفـــــاده از گزينـــه Create New Presets ‌مي‌توانيد نوع جديدي از تنظيمات را ايجاد كنيد.) براي مشاهده تنظيمات يا تغيير آنها بـــــا زبانه‌هاي مختلف و همچنيـــــن گزينه‌هاي قـــــابل دستيابي از طريق دكمه Advanced ‌كار كنيد.
در اين بين، دو گزينـــــه اهميت بيشتري دارند. زبانـــــه General‌ را انتخاب كنيد تا دكمه Create Shortcut در دسترس قرار گيرد. با كليك روي ايـــــن دكمـــــه مي‌توانيـــــد يك ميانبـــــر از Preset جاري در دسك‌تاپ خود بسازيـــــد. بدين ترتيب با دابل كليك روي ميانبر به‌سادگي عمليات اسكن طبق تنظيمات آن Preset انجام مي‌شود. در زبانه Processing ‌گزينه OCR ‌را مي‌بينيد كه مي‌توانــد متن را در يك سند اسكن شده تصويري، تشخيص دهــــد. ويژگي OCR ‌فــــايل اسكن شده را در Document Imaging قابل جست‌وجــــو كـــــرده و آن را بـــــراي Indexing Service ويندوز XP جهت ارائه قابليت‌هاي ابتدايي مديريت سند، قابل خواندن مي‌كند. بدين ترتيب مي‌توانيـــــد در يك سنـــــد اسكن شـــــده نيز بــا بهره‌گيري از ويژگي جست‌وجوي ويندوز به دنبال عبارت موردنظر بگرديد.
همچنيـــــن مي‌توانيد بـــــا استفاده از منوي Tools و انتخــاب گزينه Send Text to Word، يـــــك سنـــــد را از Document Imaging بـــــه Word منتقل كنيـــــد (البتـــــه اگـــــر در هنگـــــام اسكن، متـــــن تشخيص داده نشـــــده است، ابتـــــدا بايد از منـــــوي Tools، گزينه Recognize Text Using OCR را انتخاب كنيد.)
يكي ديگر از امكانات مفيـــــد Document Imaging ‌آن است كه مي‌توانيـــــد در يك سند چند صفحــه‌اي ترتيب صفحات را از طريق درگ كردن و رها كردن (drag&drop) تغيير دهيـد. همچنين مي‌توانيد صفحاتي را از يك پنجره Document Imaging‌ به پنجره‌ ديگر درگ كنيد. برنامه Document Imaging ‌از دو نوع قالب فايلــي پشتيباني مي‌كند: TIFF‌ و MDI براي به اشتراك گذاشتن فايل‌ها بهتر است از قالب TIFF‌ استفاده كنيد. اما توجـه داشته باشيد كه اگر فايلي را در قالب TIFF ‌ذخيره كنيد، اطلاعات متني آن در صورتي كه با OCR تشخيص داده شده باشد، از بين خواهد رفت و بنابراين بايد مجددا آن را تشخيص دهيد. MDI‌ از ايـــــن مزيت برخورداراست كه فايل‌هايـــــي با حجم كمتر توليـــــد مي‌كند. مثلا اگر فايلـــــي در قالب TIFF ‌حجمـــي برابر 112‌ مگابايت اشغــال كند، حجم اين فايل در قالب MDI‌ به 333 كيلو بايت ‌كاهش مي‌يابد.

ابزار Microsoft Clip Organizer‌ : همان‌طور كه از نام آن برمي‌آيد، ابزاري است براي مديريت و گردآوري كليپ‌هاي هنــري كه برخي از آنها روي سيستم نصب مي‌شوند و برخي ديگر توسط گزينه Clips Online‌ از منوي Tools قابل دريافت هستند.
گزينه Add Clips To Organizer‌ از منوي File‌ هماننـــــد مورد مشابه در بـــــرنامـــــه Picture Organizer‌ امكــــان اضافه كردن كليپ‌ها بــه‌صورت دستي يا خودكار را فراهم مي‌كند. در اينجا نيز مي‌توانيد به آساني با كاوش در منوها و بررسي هر يك از گزينه‌ها،‌ ‌كار با اين برنامه را ياد بگيريد. به علاوه گزينه Search‌ از منوي View به شما امكان مي‌دهد كــه با استفاده از يك كلمـه كليدي در يك مجموعـه هنري و يا بين مجموعه‌هاي مختلف به جست‌وجـــــو بپردازيـــــد. براي حذف يك كلمه كليـــــدي يا تغيير آن، روي كليپ موردنظر كليك راست كرده و از منوي باز شده Edit Keywords‌ را انتخاب كنيد.

ويزارد  Microsoft Office 2003 Save My Settings Wizard : اين ويزارد ‌تنظيمات برنامه‌هاي Office‌ را ذخيره مي‌كند. همچنين مي‌توانيد تنظيمات ذخيره شده قبلي را نيز بازنشاني كنيد. هنگامي ‌كه تنظيمـــــات مورد نظـــــر را در يك فــايل ذخيره مي‌كنيد، تنها با انتقال اين فايل به يك كامپيوتر ديگر مي‌توانيد در يك لحظـــــه تمام اين تنظيمات را در برنامه‌هاي 2003 Office آن سيستـم ‌اعمـــــال كنيـــــد. مثلا هنگـــــام ارتقـــــاي كامپيوتـــــر خود بـــــا بهره‌گيري از ايـــــن ويژگي مي‌توانيد تنظيمات سيستم جديد را سفارشي كنيد.

ابزار Language Settings 2003 Microsoft Office‌: اين ابزار بـــــه شما امكان مي‌دهـد كه گزينه‌هاي زباني مـــــورد استفـــــاده در برنامه‌هـــــاي Office ‌و همچنيـــــن زبـــــان پيش‌فرض را بـــــا حذف يا اضافـــــه كـــــردن زبـــــان مورد نظـر در ليست Enabled تغييـــــر دهيـــــد. بــه عنـــــوان مثال اگـــــر زبان Office ‌را از (.English (U.S‌ به English (.U.K) تغييـــــر دهيـــــد، ويژگـــــي spell-checker، عبارت colour ‌را به عنوان يك كلمـــــه صحيح و لغت color ‌را بــه عنوان كلمه اشتباه علامت گذاري مي‌كند.

ابـــــــــــــزار Snapshot Viewer Microsoft Office Access‌: ايـــن ابـــزار بـــه شمـــا امكان تهيه تصوير از گزارشات Access‌ را مي‌دهد. البته Snapshot Viewer در نسخه‌هاي Office شامل Access موجود است. تهيه تصوير از گزارش ها زماني مفيد است كـــه بخواهيـــد ايــــن اطلاعـــات را بـــا افرادي كـــه Access ‌ندارنــــد، به اشتراك بگذاريد: بـــراي اين منظور بايد يك كپــــي از Viewer‌يا يك پيوند اينترنتـــي براي دريافت برنامه را همراه با تصاوير ارسال كنيـــــد. بــــه‌صـــورت پيش‌فرض فايل Snapview.exe ‌در مسيـــــر
C:\ program files\common files \microsoft shared\snapshot viewer قرار دارد. اين برنامه از سايت مايكروسافت نيز قابل دريافت است.